Gaëlle Gritte Coach Business Intropreneurs

Télétravail : Comment planifier et organiser sa journée de travail à domicile

Depuis quelques semaines ou quelques mois, vous êtes en télétravail et vous avez du mal à organiser votre journée ? Entre les tâches ménagères, les impératifs professionnels et les enfants à gérer, vous pouvez vite être submergée et ne pas être aussi productive que vous le souhaitez. Dans cette vidéo, je vous propose de découvrir ma méthode de planification et les outils que j’utilise pour organiser ma journée en télétravail afin d’optimiser mon temps !

Bonjour, je m’appelle Gaëlle, je télétravaille depuis 3 ans et je suis blogueuse lifestyle depuis 6 ans. J’ai décidé de réorienter ma chaîne dans le but de vous donner quelques conseils pour trouver du travail en ligne, organiser votre emploi du temps et évoluer dans le télétravail. Dans cette vidéo, je vais vous donner des astuces et vous montrer comment créer une routine télétravail la plus efficace possible.

Tous les outils et toutes les applis que je vais mentionner sont listés en barre de description ainsi que le minutage de la vidéo.

1ʳᵉ partie : le Repérage

La 1ère chose à faire, c’est de commencer par repérer les moments de la journée où vous êtes le plus concentré, le plus efficace, où vous moins de choses à gérer dans la maison. En général, pour chaque demi-journée, il y a un créneau de quelques heures où on est plus productif. Observez-vous pendant quelques jours et prenez des notes, sur votre capacité à travailler durant chaque créneau horaire, à quel moment vous êtes un peu plus fatigué, où plus performant, etc.

2ᵉ partie : la Planification

Selon moi, il y a deux types de télétravail :

  1. Le télétravailleur salarié : une entreprise vous a embauché et vous a demandé de travailler depuis votre domicile sur des tâches que vous auriez en temps normal effectué en présentiel.
  2. Le télétravailleur indépendant qui est en contrat avec par exemple une des plateformes que j’ai mentionnées lors de ma précédente vidéo, et qui doit aller chercher les tâches à effectuer.

Dans le 1er cas votre journée est rodée, vous avez l’habitude de pratiquer votre métier, vous connaissez les projets prioritaires, vous savez quelles tâches effectuer. Il suffit alors d’organiser votre journée selon les priorités du moment et votre productivité naturelle.

Dans le 2ème cas, vous êtes un peu tributaire de la disponibilité des tâches et vous devez être plus flexible sur vos horaires. C’est pour ça que je vous conseille de vous inscrire sur plusieurs projets et d’être présent au moins sur deux plateformes. Vous devez toujours savoir quoi faire et avoir un plan B, en cas de problème sur un projet ou une plateforme.

Comment planifier sa journée ?

Le plus simple et le plus facile pour ne pas stresser, se sentir perdu ou procrastiner, est de minuter l’ensemble de sa journée.

Il faut savoir que quand on travaille chez soi, on perd énormément la notion du temps mentalement, mais aussi physiquement : 1 minute est l’équivalent de 10 minutes, on n’a pas faim à la même heure, on n’a pas sommeil à la même heure, on trouve qu’on est plus lent et donc on compense en faisant des journées à rallonge et on oublie les pauses parfois.
Donc il faut réapprendre à maîtriser son temps selon son rythme aussi.

Voici un petit exercice que vous pouvez faire :

Listez tout ce que vous avez à faire ou tout ce que vous avez envie de faire dans la journée, du lever au coucher : votre travail, rendez-vous téléphoniques, rdv professionnel à l’extérieur, tâches ménagères, sport, douche, faire à manger, déjeuner, pause, regarder une série, lire un livre, s’occuper des enfants téléphoner à un ami, loisir, prendre l’air, etc. notez sur une feuille toutes ces petites ou grosses activités qui composent votre journée et que vous devez accomplir, et que vous allez organiser.

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3ᵉ partie : l’Organisation

Prenez une feuille blanche et un crayon à papier, une gomme pour effacer si besoin, ou ouvrez une page blanche sur votre ordinateur et écrivez toutes les heures de 0h à 23h59. Établissez votre planning idéal : commencez par noter vos heures de sommeil, de petit-déjeuner, déjeuner et de dîner, puis vos heures de travail et pour finir, créer des créneaux horaires pour vos petites activités.

Moi j’ai organisé mon planning autour de mes phases les plus productives et j’ai planifié toutes mes grosses activités par tranche de 50 minutes avec 10 minutes de pause. Je laisse 10 minutes pour faire quelques tâches ménagères, pour passer d’une activité à l’autre, pour m’installer dans une autre pièce ou pour prendre une pause.

J’optimise mes temps de pauses travail pour faire quelques tâches ménagères. Et surtout j’essaie de faire une chose à la fois, par exemple, je ne vais pas regarder mes mails pendant que je mange.

Dans le concret, ça donne ceci :

Je vais noter 8h-8h50 répondre à des mails, organiser ma boite aux lettres, puis je vais faire une pause et faire un thé pendant 10 min.
9h-9h50 je travaille sur un projet puis de 9h50 à 10h je vais lancer une machine. Pour la pause déj 13h-13h50, je prépare à manger, je mange et pendant les 10 minutes je fais la vaisselle et ainsi de suite.

Parfois pendant mes pauses je peux faire du vélo d’appartement pendant 10 minutes, je descends prendre le courrier, je réponds à mes messages etc. Pour moi, ça a 2 avantages, je reste toujours en mouvement, je n’ai pas le temps de m’assoupir et c’est aussi très utile pour maîtriser le temps quand je travaille sur des projets créatifs, je me laisse moins déborder par le temps.

Je prévois généralement une demi-heure à la fin de chaque journée de travail, pour noter sur mon agenda ce que je vais faire la journée suivante. Quand j’ai de grosses journées où je dois filmer par exemple, je planifie chaque créneau horaire de ma journée, du lever au coucher.

Avec quels outils organiser sa journée ?
Pour m’aider dans cette planification, j’utilise 3 outils : Trello, Google Agenda et l’Assistant Google Home avec lequel je crée des alarmes et des rappels pour le temps de travail et le temps de pause. Je m’en sers aussi des petites automatisations pour la lumière par exemple.

J’utilise également l’outil de gestion de projet en ligne Trello, qui permet d’organiser des projets en tableaux. Ces tableaux contiennent des cartes et chacune d’elle représente des tâches. Je l’utilise aussi bien dans ma vie personnelle que professionnelle.

Niveau personnel : j’ai des tableaux pour la liste des courses, les tâches ménagères, les loisirs par exemple. Et niveau professionnel, j’ai des tableaux de productivité pour mon travail chez APPEN, des process pour créer mes vidéos, mes articles, publier sur les RS. Le tout synchronisé sur Google Agenda.

C’est vrai un outil de gestion incroyablement pratique. Vous pouvez partager vos tâches avec plusieurs membres de votre équipe ou de votre famille pour les projets perso, vous pouvez créer des tableaux pour chacun de vos enfants pour le suivi de son travail scolaire, les rdv etc.

Mes autres outils :

Pour augmenter ma productivité, il m’arrive de travailler avec des musiques de fond que je trouve sur Youtube. Vous trouverez les liens en barre de description.

Pour noter mon temps de travail car selon les projets je dois soumettre tous les mois mon temps de travail pour certaines missions c’est calculé automatiquement. Donc j’utilise un logiciel de gestion de temps, chaque journée je note mon temps de travail. Celui que j’utilise est Clockify, il est pratique et très simple d’utilisation.

Mon téléphone est tout le temps sur silencieux, j’ai désactivé les badges et la plupart des notifs, et si parfois je dois utiliser mon téléphone pour travailler, comme c’est le cas pour certaines missions, j’utilise Space qui est une appli qui m’aide à contrôler mon temps sur les réseaux sociaux.

Il m’arrive aussi de programmer une sieste quand j’ai mal dormi et je laisse ma Morphée box m’endormir pendant 20 minutes.

J’essaie au maximum d’organiser mes activités récréatives à la fin de la journée comme une récompense après avoir travaillé : shopping, lecture etc.

Comment télétravailler avec des enfants

Je n’ai pas d’enfant donc je ne me sens pas très légitime pour vous conseiller, mais j’ai fait quelques recherches et ce que j’en retire c’est que s’ils sont en âge de comprendre, il faut bien expliquer votre façon de travailler et votre organisation à vos enfants, en prenant des exemples.

Il faut planifier une journée très organisée, adaptée pour chacun de vos enfants. Pour les tâches qui demandent que vous ne soyez pas dérangé prévoyez des séances où votre enfant lira un livre et demandez-lui de noter toutes les questions qu’il a sur un cahier pour que vous puissiez y répondre plus tard.

Si vous n’avez pas d’endroit où travailler et que vos enfants n’arrivent pas bien à distinguer si vous êtes en train de travailler ou si vous surfez juste sur le net, vous pouvez délimiter votre espace de travail avec un petit paravent et lui dire que quand vous l’installez c’est que vous travaillez. Bien sûr sans vous enfermer complètement et être inaccessible.

Conclusion

Voilà, j’espère que cette vidéo pourra vous aider à créer votre routine de travail et à organiser votre temps. Dites-moi en commentaire comment vous organisez votre journée et si vous avez des astuces pour les mamans ou les papas qui doivent travailler en gardant les enfants à la maison.

N’hésitez pas également à aller regarder en barre de description la sélection d’offres d’emploi que je vous ai faite.
Donc voilà, si ce type de contenu vous plaît, n’hésitez pas à liker la vidéo, à la partager ainsi qu’à vous abonner à ma chaîne car j’ai encore beaucoup de connaissances à partager sur ce sujet pour vous aider à appréhender l’univers du télétravail sereinement.

À très vite !

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