Un assistant virtuel est un travailleur indépendant qui assiste un client dans les tâches administratives, de management, le digital, le marketing et dans bien d’autres. En prenant en charge, des tâches récurrentes, il libère du temps pour son client qui peut être une petite entreprise, un entrepreneur ou un gestionnaire.
L’assistant virtuel travaille à distance, souvent depuis un bureau à domicile. Les assistants virtuels peuvent être payés à l’heure, à la semaine ou au mois.
Après quelques années d’expérience dans ce domaine, vous pouvez même créer une agence d’Assistants virtuels en ligne.
Les assistants virtuels augmentent la productivité d’une entreprise, en passant du temps sur les tâches plus chronophages. C’est un argument crucial à développer dans les échanges avec les prospects.
La spécialisation est très importante pour exercer ce métier en ligne, voici deux façons de spécialiser :
- La spécialisation par tâches : par exemple, si vous êtes Assistant virtuel comptable, vous pouvez proposer vos compétences d’assistant en comptabilité à toutes les entreprises ayant besoin de ce type de prestation.
- La spécialisation par secteur d’activité : si vous possédez des compétences d’Assistant virtuel commercial et d’Assistant virtuel marketing, vous pouvez par exemple proposer vos compétences uniquement aux propriétaires de boutique en ligne de cosmétiques.
La spécialisation par secteur d’activité est bien plus intéressante, car elle permet de se focaliser exclusivement sur un domaine, de travailler dans un secteur qui vous intéresse et de devenir un expert dans ce domaine. La rémunération est aussi plus intéressante à moyen et long terme.
Voici une liste d’exemples de tâches qu’un assistant virtuel peut effectuer. Prenez de quoi noter parce qu’il y aura beaucoup d’informations.
Assistant virtuel standardiste
Il effectue des tâches téléphoniques comme :
- Gérer un standard virtuel et trier les appels
- Transférer les appels au client ou au service approprié
- Transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l’entreprise
- Retranscrire les messages vocaux
- Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique du client
Assistant virtuel de voyage
Il effectue des tâches comme :
- Rechercher de vols selon les critères et les options du client
- Rechercher d’hôtels selon les critères et les options du client
- Réserver des vols et des hôtels avec les cartes de fidélité du client
- Rechercher les options de transport, les voitures de location, le covoiturage, transports en commun
- Réserver les transports selon les critères et les options du client
- Organiser des événements : un déjeuner ou dîner spécial, une réunion spéciale
Assistant virtuel support client
Il effectue des tâches comme :
- Prendre en compte les demandes et les remarques des clients
- Traiter les réclamations et les litiges
- Proposer les offres commerciales
- Assurer le service détaxe
- Assurer certains rendus et remboursements
- Éditer des statistiques pour le suivi d’activité journalier
- Contrôler les dossiers en litige
Assistant virtuel Management
Il effectue des tâches comme :
- Rechercher et créer une liste de clients potentiels sur LinkedIn
- Trouver des adresses e-mail en utilisant des logiciels et des bases de données
- Concevoir des présentations Powerpoint ou des Keynote.
- Créer des rapports de performance
- Rassembler les rapports performance à des intervalles réguliers
- Aider à recruter des employés sur LinkedIn ou autres en fonction de critères fournis
- Prendre des notes pour le client pendant les webinaires qu’il ne peut pas regarder
- Configurer un projet et inviter les participants appropriés
- Gérer les fichiers en ligne et les autorisations d’accès, comme avec Dropbox par exemple
Assistant virtuel marketing
Il effectue des tâches comme :
- Créer du nouveau contenu à partir d’anciens contenus : par exemple transformer des articles en podcasts
- Rédiger des articles ou fiches produits SEO
- Mettre en page des visuels marketing
- Créer des emails marketing
- Relire et corriger des lettres, des articles de blogs, des présentations, des cours
- Rechercher des blogs pour des contenus invités
- Garder un œil sur les concurrents
- Faire de la veille et de la curation de contenu
- Gérer les blogs, les sites web et les applis de l’entreprise
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Assistant virtuel administratif
Il effectue des tâches de gestion d’agenda comme :
- Coordonner les appels
- Gérer les rendez-vous
- Gérer une liste en attente d’interlocuteur à contacter
- Informer les proches lorsque le client est en déplacement
- Gestion des courriels, des contacts et des communications
- Organiser des réunions téléphoniques
- Filtrer les e-mails
- Ajoutez des personnes et numéros aux carnets d’adresse et répertoires
- Mettre à jour les informations dans les contacts
- Faire des recherches sur la base des instructions
Assistant virtuel en saisie de données
Il effectue des tâches comme :
- Construire et mettre à jour une base de données (ventes, contacts, CRM)
- Vérifier l’exactitude des données
- Générer des rapports et saisie de données dans un outil de CRM (c’est un outil de gestion de relation client)
- Compiler les données collectées à partir d’enquêtes en ligne et les saisir dans un CRM
- Ajouter des contacts à un outil de gestion de la relation client de type CRM
- Remplir des formulaires
Assistant virtuel réseaux sociaux
Il effectue des tâches comme :
- Créer une page Facebook ou LinkedIn pour l’entreprise
- Créer des profils sur divers canaux sociaux, tels que Twitter, Tumblr, YouTube, etc.
- Mettre à jour les dernières informations sur les médias sociaux
- Trouver du contenu pertinent à partager sur les réseaux sociaux
- Gérer, construire l’audience pertinente sur différents canaux sociaux
- Surveiller l’engagement sur les réseaux sociaux
- Mesurer et analyser les statistiques sur les profils sociaux de l’entreprise
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Il vous aidera à définir et à lancer votre activité ainsi qu’à gérer les comptes de réseaux sociaux de vos clients.
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Assistant virtuel commercial
Il effectue des tâches gestion de e-commerce comme :
- Rédiger des descriptions de produits optimisées pour le référencement
- Gérer des catégories de produits
- Modifier des images de produits
- Vérifier les commandes en cours de traitement
- Gérer des échanges et des retours par téléphone, chat, e-mails
- Mener une analyse des concurrents
- Traiter des transactions sur le site Web du client
- Offrir un support client
- Répondre aux avis des clients
- Rechercher de nouvelles opportunités commerciales avec internet
- Rechercher les meilleures pratiques dans le domaine d’activité du client
Assistant virtuel événementiel
Il effectue des tâches pour des événements en présentiel ou en ligne comme :
- Choisir le type d’événement : webinaires, conférences en ligne, podcasts, salons virtuels, salons interactifs en ligne, workshops, réunions à distance.
- Définir les objectifs de l’événement
- Planifier l’événement
- Structurer l’événement
- Lancer la promotion l’événement
- Envoyer des rappels
- Gérer l’événement le jour J, remercier et débriefer
Assistant virtuel comptable
Il effectue des tâches comme :
- Suivre les acomptes, les collecter et les envoyer
- Gérer la comptabilité fournisseurs
- Gérer la comptabilité clients
- Comptabilisation des immobilisations, calcul des dotations
- Gérer les rapprochements bancaires
- Suivre la trésorerie
- Préparer et déclarer la TVA
- Alimenter les informations pour la gestion du personnel
- Suivre et comptabiliser les notes de frais.
Assistant virtuel immobilier
Il effectue des tâches comme :
- Gérer les rendez-vous avec les vendeurs / acheteurs
- Trouver des ventes et des locations
- Analyser le marché concurrentiel
- Récupérer des données immobilières
- Publier des annonces sur les réseaux sociaux et sur différents sites web
- Répondre aux demandes par mail, au téléphone
- Créer et suivre les campagnes de mailling
- Envoyer des messages aux locataires potentiels
- Compiler les rapports avec les informations du jour
- Gérer un calendrier
- Suivre les demandes des locataires et acheteurs potentiels.
- Créer des campagnes publicitaires
- Gérer une base de données
Assistant virtuel personnel
Il effectue des tâches comme :
- Faire des réservations de restaurant pour des occasions privées
- Faire des recherches et acheter avec une carte prépayée du client
- Rechercher, acheter et envoyer des cadeaux
- Gérer l’organisation et la logistique d’un passe-temps d’un client
- Faire un suivi des commandes pour lesquelles il y a un problème
- Gérer les fêtes, les anniversaires et autres occasions familiales du client
- Fixer les rendez-vous médicaux et envoyer les documents demandés
- Gérer les factures personnelles du client en mettant des rappels ou gérer les impayés
- Appeler les magasins pour obtenir des informations sur un produit ou un service
Bien sûr, ces listes sont non exhaustives, vous pouvez enrichir votre prestation avec d’autres compétences qui pourraient être utiles à votre client. Écoutez également les besoins de votre client pour lui proposer un service sur mesure.
En complément, je vous conseille de jeter un coup d’œil à ma vidéo Assistant virtuel : compétences et outils pour travailler à domicile. Dites-moi aussi en commentaire quelles difficultés rencontrez-vous à propos du métier d’Assistant virtuel ? À très vite !
