Un Assistant virtuel est un travailleur indépendant qui assiste un client dans les tâches administratives, de management, le digital, le marketing et bien d’autres. En prenant en charge des tâches récurrentes, il libère du temps pour son client qui peut être une petite entreprise, un entrepreneur ou un gestionnaire. Il travaille à distance, souvent à domicile et peut être payé à l’heure, à la semaine ou au mois. Après quelques années d’expérience dans ce domaine, un Assistant peut même créer une agence d’Assistants virtuels en ligne.
Voici une liste d’exemples de métiers et de tâches qu’un Assistant virtuel spécialisé peut effectuer.
Assistant virtuel standardiste
Il effectue des tâches téléphoniques comme :
- Gérer un standard virtuel et trier les appels
- Transférer les appels au client ou au service approprié
- Transférer les messages vocaux et transmettre les autres communications au sein de l’entreprise
- Retranscrire les messages vocaux
- Mettre à jour le dossier et le répertoire téléphonique du client
Assistant virtuel de voyage
Il effectue des tâches d’organisation de voyage comme :
- Rechercher de vols selon les critères et les options du client
- Rechercher d’hôtels selon les critères et les options du client
- Réserver des vols et des hôtels avec les cartes de fidélité du client
- Rechercher les options de transport, les voitures de location, le covoiturage, transports en commun
- Réserver les transports selon les critères et les options du client
- Organiser des événements : un déjeuner ou dîner spécial, une réunion spéciale
Assistant virtuel support client
Il effectue des tâches en lien avec le SAV comme :
- Prendre en compte les demandes et les remarques des clients
- Traiter les réclamations et les litiges
- Proposer les offres commerciales
- Assurer le service détaxe
- Assurer certains rendus et remboursements
- Éditer des statistiques pour le suivi d’activité journalier
- Contrôler les dossiers en litige
Assistant virtuel Management
Il effectue des tâches en lien avec la gestion d’entreprise comme :
- Rechercher et créer une liste de clients potentiels sur LinkedIn
- Trouver des adresses e-mail en utilisant des logiciels et des bases de données
- Concevoir des présentations Powerpoint ou des Keynote.
- Créer des rapports de performance
- Rassembler les rapports performance à des intervalles réguliers
- Aider à recruter des employés sur LinkedIn ou autres en fonction de critères fournis
- Prendre des notes pour le client lors réunions virtuelles, webinaires, entretien en ligne
- Configurer un projet et inviter les participants appropriés
- Gérer les fichiers en ligne et les autorisations d’accès, comme avec Dropbox par exemple
- Savoir faire face à tous les événements de l’entreprise et trouver les solutions adéquates en toute autonomie
Assistant virtuel marketing
Il effectue des tâches de bases sur le marketing comme :
- Créer du nouveau contenu à partir d’anciens contenus, par exemple transformer des articles en podcasts
- Rédiger des articles ou fiches produits SEO
- Mettre en page des visuels marketing
- Créer des emails marketing
- Relire et corriger des lettres, des articles de blogs, des présentations, des cours
- Rechercher des blogs pour des contenus invités
- Garder un œil sur les concurrents
- Faire de la veille et de la curation de la contenu
- Gérer les blogs, les sites web et les appli de l’entreprise
Découvrez le métier d’Assistant Virtuel Réseaux Sociaux
Assistant virtuel administratif
Il effectue des tâches de gestion d’agenda comme :
- Coordonner les appels
- Gérer les rendez-vous
- Gérer une liste en attente d’interlocuteur à contacter
- Informer les proches lorsque le client est en déplacement
- Écrire les courriels et lettres postales
- Organiser les contacts et les communications internes et externes
- Planifier des réunions téléphoniques
- Filtrer les courriels
- Ajouter des personnes et numéros aux carnets d’adresse et répertoires
- Mettre à jour les informations dans les contacts
- Faire des recherches sur la base des instructions
Assistant virtuel saisie de données
Il effectue des tâches de saisie comme :
- Construire et mettre à jour une base de données (ventes, produits, contacts)
- Vérifier l’exactitude des données dans tout document
- Générer des rapports et saisie de données dans un outil de CRM (un outil de gestion de relation client)
- Compiler les données collectées à partir d’enquêtes en ligne et les saisir dans un CRM
- Ajouter des contacts à un outil de gestion de la relation client de type CRM
- Remplir des formulaires ou tout autre document
- Saisir la description de fiches produits
Assistant virtuel réseaux sociaux
Il effectue des tâches de gestion et d’animation de réseaux sociaux, comme :
- Créer une page Facebook ou LinkedIn pour l’entreprise
- Créer des profils sur divers canaux sociaux, tels que Twitter, Tumblr, YouTube, etc.
- Mettre à jour les dernières informations sur les médias sociaux
- Trouver du contenu pertinent à partager sur les réseaux sociaux
- Animer les réseaux sociaux en suscitant l’engagement
- Gérer et construire une audience pertinente sur différents canaux sociaux
- Surveiller l’engagement sur les réseaux sociaux
- Mesurer et analyser les statistiques sur les profils sociaux de l’entreprise
Assistant virtuel commercial
Il effectue des tâches gestion de e-commerce comme
- Rédiger des descriptions de produits optimisées pour le référencement
- Gérer des catégories de produits
- Modifier des images de produits
- Vérifier les commandes en cours de traitement
- Gérer des échanges et des retours par téléphone, chat, e-mails
- Mener une analyse des concurrents
- Traiter des transactions sur le site Web du client
- Offrir un support client
- Répondre aux avis des clients
- Rechercher de nouvelles opportunités commerciales sur le Web
- Rechercher les meilleures pratiques dans le domaine d’activité du client
Assistant virtuel événementiel
Il effectue des tâches liées à l’organisation d’événements en ligne ou en présentiel comme :
- Choisir le type d’événement : webinaires, conférences en ligne, podcasts, salons virtuels, salons interactifs en ligne, workshops, réunions à distance.
- Définir les objectifs de l’événement
- Planifier et structurer l’événement
- Coordonner les prises de parole des intervenants
- Inviter les participants
- Lancer la promotion de l’événement sur différents canaux
- Créer des publicités en ligne pour promouvoir l’événement
- Envoyer des rappels à intervalles réguliers
- Gérer l’événement le jour J : faire les transitions, animer le chat
- Remercier les intervenants et les participants
- Débriefer avec l’entreprise cliente
Assistant virtuel comptable
- Il effectue des tâches en comptabilité comme :
- Suivre les acomptes, les collecter et les envoyer au service comptable
- Gérer la comptabilité fournisseurs
- Gérer la comptabilité clients
- Comptabiliser les immobilisations, calcul des dotations
- Gérer les rapprochements bancaires
- Suivre quotidiennement la trésorerie de l’entreprise
- Préparer et déclarer la TVA
- Alimenter les informations pour la gestion du personnel
- Suivre et comptabiliser les notes de frais
Assistant virtuel immobilier
Il effectue des tâches en gestion immobilière comme :
- Gérer les rendez-vous avec les vendeurs / acheteurs
- Trouver des ventes et des locations
- Analyser le marché concurrentiel
- Récupérer des données immobilières
- Publier des annonces sur les réseaux sociaux et sur différents sites web
- Répondre aux demandes par mail, au téléphone
- Créer et suivre les campagnes de mailling
- Envoyer des messages aux locataires potentiels
- Compiler les rapports avec les informations du jour
- Gérer le calendrier d’un Agent immobilier
- Suivre les demandes des locataires et acheteurs potentiels
- Créer des campagnes publicitaires
- Gérer une base de données
- Assistant virtuel personnel
- Il effectue des tâches personnalisées comme :
- Faire des réservations de restaurant pour des occasions privées
- Faire des recherches et acheter avec une carte prépayée du client
- Rechercher, acheter et envoyer des cadeaux
- Gérer l’organisation et la logistique d’une activité, d’un loisir d’un client
- Faire un suivi des commandes pour lesquelles il y a un problème
- Gérer les fêtes, les anniversaires et autres occasions familiales du client
- Fixer les rendez-vous médicaux et envoyer les documents demandés
- Gérer les factures personnelles ou les impayés du client en créant des rappels
- Appeler les magasins pour obtenir des informations sur un produit ou un service
Bien sûr, ces listes de tâches sont non-exhaustives, vous pouvez enrichir votre prestation avec d’autres compétences qui pourraient être utiles à votre client. Écoutez également les besoins de votre client pour lui proposer un service sur mesure.
Je vous aide à déterminer vos compétences et les services que vous allez proposer à votre client, en savoir plus.
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